史玉柱、巴菲特與時間管理
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優(yōu)米網(wǎng)“拍賣名人時間”欄目和優(yōu)米網(wǎng)幾乎同時上線,從3月15日拍賣活動正式啟動、3月17日活動拍賣頁面正式上線、到6月15日24:00截止,最終以成交價1899999元,成功落槌,歷經(jīng)三個月。三個月來,“優(yōu)米網(wǎng)——名人時間拍賣”之史玉柱專場受到社會各界和廣大媒體的關(guān)注和討論,其中不乏有很多真誠的祝福和建議,優(yōu)米網(wǎng)將始終以打造公信力為主導(dǎo)的網(wǎng)絡(luò)媒體為宗旨,在“與年輕人一同成長”的道路上越走越遠,越走越好。
時間管理專家譚小芳老師想起:不久前,一年一度的“與巴菲特共進午餐”拍賣于2010年6月11日宣告結(jié)束,最終第11次“巴菲特午餐拍賣”以262多萬美元的價格成交,大幅刷新了拍賣紀錄,一位神秘買家贏得了與巴菲特共進午餐的機會。股神巴菲特一頓3個小時的午餐時間要賣出262多萬美元,這是否就是“時間就是金錢”的鮮明寫照呢?
什么是時間管理?
時間管理是有效地運用時間,降低變動性。
時間管理的實質(zhì)是面對時間而進行的自我管理。
對個人而言,時間是一種最重要、最寶貴的資源。
時間管理是對金錢的管理、對效益的管理,是職業(yè)成功的源泉。
時間管理培訓(xùn)的目的:決定該做些什么;決定什么事情不應(yīng)該做。
時間管理最重要的功能:是透過事先的規(guī)劃,做為一種提醒與指引。
所有職業(yè)人士每天都面對這樣的困擾:
面前攤著一大堆便條,張張都標(biāo)著“十萬火急”;電腦里面有大量郵件沒有處理;電話鈴響個不停,差不多個個都要馬上處理;傳真文件和計算機打印出來的東西,從桌上一直堆到地上;再過三分鐘就要開會了,可是連一點準(zhǔn)備都沒有;越忙越添亂,記事本楞找不出來,一定是壓在哪份文件下頭了;忙得昏天黑地的時候,竟然連今天星期幾都想不起來;晚上突然從夢中驚醒:媽呀,我怎么把那么重要的一件事給忘了呢!
他們面對的不僅是繁忙的工作,還有來自公司、同事及下屬的壓力。各方面的壓力使他們窮于應(yīng)付,卻抽不出時間做真正該做的事:解決根源性問題、統(tǒng)籌布局、培養(yǎng)下屬。壓力還使他們心力交瘁,持續(xù)處在焦慮狀態(tài)之中,在工作中難以發(fā)揮最大成效。
譚小芳老師以兩個高級管理顧問的故事展開今天的時間管理課程——弗萊德從事顧問事業(yè)賺得千萬財富。他并非商學(xué)院出身,卻有能力管理一個成功的大公司。公司上下除了他以外,幾乎每人一星期都要工作70小時以上。弗萊德很少進公司,每月只與股東開一次會,而且是全球股東都得參加的會議,他比較喜歡把時間用來打網(wǎng)球和思考。他以強硬手腕管理公司,但從不大聲講話,他通過5個主要部屬來掌握公司的一切。這就是他的管理方法。
藍迪是位陸軍中校。在他的管理咨詢公司中——除了創(chuàng)立者以外,他是唯一不是工作狂的人。后來他前往另一個遙遠的國家,在那兒有一個快速成長的公司,員工主要來自家鄉(xiāng),工作非常努力。沒有人知道藍迪如何運用時間,也不知道他的工作時間是多少,但他的確逍遙自在。藍迪只參加重要客戶的會議,其他事務(wù)則授權(quán)給年輕合伙人處理。
藍迪雖是公司領(lǐng)導(dǎo)者,卻不管任何行政事務(wù)。他把所有精力拿來思考如何在與重要客戶的交易中增加獲利上,然后再安排用最少人力達到此目的。藍迪的手上從不曾同時有3件以上的急事,通常一次只有一件,其他的則暫時擺在一旁。為藍迪工作的人在時間效率上充滿挫折感,因為同藍迪比起來,他們的效率實在是太低。
這樣闡述時間管理的概念,太過晦澀。我想各位身處企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的企業(yè)家、經(jīng)理人一般都比較佩服毛主席吧,作為帶領(lǐng)幾億農(nóng)民鬧革命的領(lǐng)頭人,當(dāng)時他面對的環(huán)境是如此復(fù)雜,需要考慮的事情多到什么程度大家可想而知,一個人——即使他再好學(xué)、好舞文弄墨加上精力旺盛,時間終歸有限,他也只能將才情的重點放在關(guān)乎國家性命的題材上。
不巧的是毛又偏偏是一個感情豐富的人,這可從“數(shù)風(fēng)流人物還看今朝”中窺見一斑,所以他只能借詩詞來抒懷,詩詞篇幅短小但有這個承載能力,寫得好反而傳達的情感更豐富更有想像空間,還益于傳唱。最主要是耗時少,靈感來時,揮手即就。譚老師認為,當(dāng)然詩詞不是誰都能寫好的,但毛有扎實的文史功底和不遜屈原的文采,所以他才能寫就澎湃激昂、雄憾寰宇的千古名篇!
所以,作為志向遠大但又被事業(yè)相關(guān)的“俗事”纏身的現(xiàn)代人,也可以學(xué)學(xué)毛主席的處理辦法,花主要精力用來思考、書寫有事業(yè)相關(guān)的文章,偶爾賦點小詞來抒發(fā)一下作為一個普通人的喜怒哀樂。不僅“立言”的正事不會耽擱,說不定還可以創(chuàng)造一種新的文體來!
達爾文的捍衛(wèi)者,英國博物學(xué)家赫婿黎說得很形象:“時間是最不偏私的,給任何人都是二十四小時,同時時間是最偏私的,給任何人都不是二十四小時。”
時間管理的重要性往往被我們所忽略,當(dāng)我們?nèi)ド虒W(xué)院學(xué)了MBA那些看似很耀眼的課程后,才發(fā)現(xiàn)最重要的一門課也許是時間管理。
管理學(xué)中有個“不值得定律”,不值得定律告訴我們:一流的人做一流的事情,不值得做的事情,堅決不做。這個定律似乎再簡單不過了,但它的重要性卻時時被人們疏忘。
譚小芳老師發(fā)現(xiàn)——很多人的習(xí)慣就是覺得每一件事情都很重要,每一件事情都需要完成,有時為了一件很小的事情,在那兒找資料,打電話求證,反復(fù)研究對比,但實際上事后仔細一分析,這件事情對他今天的工作,是無關(guān)緊要的,根本不值得花很多時間去處理。
因此,在日常生活中,我們不要眉毛胡子一把抓,這樣會累死人的?假如不信,可以去看一下《三國演義》,諸葛亮便是累死的。但如果時間運用得當(dāng),則可以在商海中馳騁飄逸——
摩托羅拉公司非凡的總裁喬治·菲希爾,1994年辭職去了柯達公司,引起了極大的震動,大家都為摩托羅拉擔(dān)心。然而,事實上人們所擔(dān)心的波動在摩托羅拉并沒有發(fā)生,它仍是那樣的出色。大學(xué)商學(xué)院教授肖納·佐伯夫解釋說:“這家公司是職權(quán)分散的公司,由幾個相對獨立自主的單位組成,公司并不要大家等候喬治總裁,大家都盡量做他認為是正確的工作。”“每個職工每年必須至少在摩托羅拉自己的大學(xué)里花上40小時,以提高他們分析、解決問題的能力”。70年代被日本同行擠得氣喘吁吁的摩托羅拉,現(xiàn)在已使日本人都自嘆不如了。
譚小芳老師再與您分享一下微軟的案例吧——微軟的“工作任意小時”沒有從早上九點到下午五點的傳統(tǒng)繁文瑣節(jié),是員工工作時間管理制度的升華,這也是微軟“家庭式辦公”觀點的一個表現(xiàn)。微軟在大多數(shù)情況下沒有對工作小時數(shù)的設(shè)定,這也許對大多數(shù)企業(yè)來說是不可想象的,因為這種管理方式靠的是公司對員工的信任、員工對公司所負的責(zé)任和每個人對成功的渴望。但是在微軟,每個員工心里繃著的一根弦:對自己工作的把握。
我們一般企業(yè)總是設(shè)定時間卡、工作時數(shù)、時間鐘點如早九晚五等,就等于說花在辦公室的時間比工作更重要,這樣反映出的是降低了的工作效率,而不是真實的工作效率。相反,微軟的“工作任意小時”是讓員工在狀態(tài)最佳的時候工作,提高了工作效率。所以,微軟在工作時間管理上顯得更加輕松和聰明,對如何有效運用員工工作時間上研究的更加深刻。
其實,早在1968年,美國麻省理工學(xué)院一位研究人員就對時間的利用問題進行了一次大規(guī)模的調(diào)查研究。他先后調(diào)查了美國的3000名職業(yè)經(jīng)理人,從中發(fā)現(xiàn),凡是成功的經(jīng)理都能做到這樣兩點:一是限定自己的工作范圍,不把手伸得過長,把職責(zé)內(nèi)的工作盡量做好;二是合理安排時間,使時間的浪費減少到最低限度。最后,附上譚小芳老師的獨家心得秘訣,我稱之為時間管理的天龍八部——
1、以人替時法:能讓別人代勞的事情,自己就不要做,學(xué)會運用別人的時間。因為每個人的精力都是有限的,所謂有所謂有所不為,把自己的精力和時間用在最能體現(xiàn)自己價值的方面。
2、改善效率法:學(xué)習(xí)最新的知識,掌握最新的工具,改進效率,本來花1個小時的工作,想辦法變成0.5小時完成,這樣可以節(jié)省更多時間用于學(xué)習(xí)。
3、以錢購時法:交通方面,能坐飛機,就不要坐火車;如果能打車,就不要等公交;乘坐最快的、最有助于休息、學(xué)習(xí)的交通工具;學(xué)習(xí)方面,采用最有效率的學(xué)習(xí)方法,能面授聽課就不看視頻;能看視頻的,就不買圖書。
4、按輕重緩急依次排列你的任務(wù)。由于每個活動的意義不同,你的精力應(yīng)該花在那些既重要又有價值的事情上。
5、推遲不必要的事情。通常你可以推遲甚至取消那些不重要的電話或會議,把時間留給那些真正重要的事情。如果這個會議不重要,何必要白費力氣呢?
6、電話語言簡明扼要。毫無疑問,日常的聯(lián)絡(luò)電話對于以人為本的服務(wù)行業(yè)來說是至關(guān)重要的。但是你要明白在競爭壓力與日俱增的情況下,這些電話并不比具體的服務(wù)更重要,所以你打電話時要盡量簡明扼要的說明問題。
7、盡可能有效利用資源。盡可能的發(fā)揮已有資源的價值,比如開多功能的見面會,做標(biāo)準(zhǔn)化的文本,重新推薦以往訪尋過的優(yōu)秀候選人,多次使用稍加修改的同類信件或市場宣傳材料。
8、縮短電話和會議時間。絕大多數(shù)獵頭顧問都喜歡在電話上聊天,也許這就是很多人選擇這個工作的原因。不過要知道質(zhì)量才是銷售的最重要因素,許多電話和會議也許只需要5分鐘的時間就能達到50分鐘的效果。
最后,譚小芳老師送您一句文學(xué)家托爾斯泰說的話:“記住吧——只有一個時間是重要的,那就是現(xiàn)在!它所以重要,就是因為它是我們有所作為的時間。”,我希望各位珍惜現(xiàn)在,做一個潔身自好的君子,不要試圖“盜取”別人的時間,更要保護好自己的時間不被“偷盜”!
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