復(fù)盤(pán)是項(xiàng)目結(jié)束后必不可少的階段，好的復(fù)盤(pán)會(huì)議能夠有效地促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成長(zhǎng)。今天，阿里項(xiàng)目管理專(zhuān)家鹿迦以自身的經(jīng)驗(yàn)，為大家分享如何做好一個(gè)項(xiàng)目的復(fù)盤(pán)。這篇文章分成兩個(gè)部分，第一部分簡(jiǎn)單闡述對(duì)這種回顧會(huì)議的理解，認(rèn)識(shí)會(huì)議的真正價(jià)值;第二部分是分享個(gè)人操作的團(tuán)隊(duì)回顧會(huì)議流程。

在阿里天貓新零售的天地會(huì)項(xiàng)目中，因?yàn)槲覅⑴c的團(tuán)隊(duì)是成立不到2個(gè)月的feature team，再加上團(tuán)隊(duì)成員來(lái)自于多個(gè)不同的BU(有釘釘?shù)摹⑻熵埿铝闶鄣?、手淘?，團(tuán)隊(duì)處在一個(gè)快速磨合成長(zhǎng)期，在合適的節(jié)點(diǎn)上開(kāi)展一個(gè)有效的團(tuán)隊(duì)回顧會(huì)議(也可以叫做復(fù)盤(pán)會(huì)議)可以對(duì)團(tuán)隊(duì)成長(zhǎng)和進(jìn)化起到一個(gè)非常明顯的加速作用。

抱著這樣的信念，我們上周組織了一個(gè)團(tuán)隊(duì)回顧會(huì)議，基于團(tuán)隊(duì)成員的反饋這個(gè)會(huì)議算是取得了令人滿(mǎn)意的結(jié)果，大家不僅加深了相互的了解、公開(kāi)暴露了一些團(tuán)隊(duì)中隱藏的問(wèn)題，更幫助大家對(duì)這些問(wèn)題做了比較深入的探討和分析，并產(chǎn)出了可落地的行動(dòng)。

一、我理解的團(tuán)隊(duì)回顧會(huì)議

回顧會(huì)議(retrospective meeting)是來(lái)自敏捷方法scrum，這個(gè)會(huì)議是Scrum檢視與調(diào)整的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，在這個(gè)會(huì)議上，我們鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)對(duì)自己的開(kāi)發(fā)過(guò)程進(jìn)行改進(jìn)，并確定什么樣的調(diào)整可以使下一迭代的效率更高、結(jié)果更令人滿(mǎn)意和更易于工作。

就像我們頻繁的迭代和交付是為了快速地獲得外部用戶(hù)的反饋，進(jìn)而幫助我們做產(chǎn)品需求的調(diào)整一樣，每個(gè)迭代的回顧會(huì)議就是想更快地得到大家對(duì)團(tuán)隊(duì)工作問(wèn)題和改進(jìn)點(diǎn)的反饋，幫助團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的工作效能和能力的不斷提升。

但是開(kāi)好回顧會(huì)議并不簡(jiǎn)單，甚至我認(rèn)為回顧會(huì)議是團(tuán)隊(duì)中最難開(kāi)好的一個(gè)會(huì)議，但開(kāi)好了也是價(jià)值最大的一個(gè)會(huì)議。我們整理了一下，認(rèn)為這個(gè)會(huì)議可能達(dá)到的五個(gè)層次：

1.單向宣講式的回顧會(huì)議：團(tuán)隊(duì)管理者事先完成了整個(gè)回顧分析，會(huì)上只是面向團(tuán)隊(duì)成員做一個(gè)回顧結(jié)論的宣講和說(shuō)明。很明顯，這種層次的回顧會(huì)議不僅很有可能不能發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)最重要的問(wèn)題，更不利的是很難讓結(jié)論取得團(tuán)隊(duì)成員發(fā)自?xún)?nèi)心的認(rèn)同。

2.各自表達(dá)式的回顧會(huì)議：團(tuán)隊(duì)成員沒(méi)有真的想敞開(kāi)內(nèi)心參與回顧會(huì)議，往往只是迫于會(huì)上的點(diǎn)名而擊鼓傳花式地各自講自己的內(nèi)容和觀點(diǎn)，對(duì)其他人的觀點(diǎn)沒(méi)有回應(yīng)，也沒(méi)有質(zhì)疑。這是明顯的團(tuán)隊(duì)成員害怕沖突的表現(xiàn)，團(tuán)隊(duì)成員之間沒(méi)有真正的融合，背后真正的問(wèn)題可能是沒(méi)有建立團(tuán)隊(duì)成員之間的信任。

3.爭(zhēng)論推責(zé)式的回顧會(huì)議：大家搶著發(fā)言，但是氣氛緊張，經(jīng)常有不禮貌地打斷他人講話(huà)的情況出現(xiàn)，大家都極力避免責(zé)任被認(rèn)定到自己的頭上，往往需要老板在最終的時(shí)候決策。定責(zé)式的回顧會(huì)議是我們需要極力避免的，這個(gè)不是我們回顧會(huì)議的目標(biāo)，定責(zé)的行動(dòng)往往會(huì)導(dǎo)致大家關(guān)閉溝通的門(mén)，導(dǎo)致真正的問(wèn)題被掩蓋。

4.發(fā)散討論式的回顧會(huì)議：回顧中拋出的問(wèn)題很多，討論的的過(guò)程中往往還會(huì)從一個(gè)問(wèn)題跳躍到其他問(wèn)題上，導(dǎo)致會(huì)議中涉及的論點(diǎn)不斷發(fā)散，最終往往由于問(wèn)題過(guò)多，沒(méi)有時(shí)間也沒(méi)辦法形成能落地的結(jié)論。沒(méi)有結(jié)論的會(huì)議，也就沒(méi)有辦法拿到最終的會(huì)議價(jià)值。

5.聚焦共創(chuàng)式的回顧會(huì)議：明確回顧的目標(biāo)是通過(guò)團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)的方式發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)持續(xù)進(jìn)化的機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)大家用坦誠(chéng)、合作、成長(zhǎng)的心態(tài)挖掘團(tuán)隊(duì)改進(jìn)的機(jī)會(huì)，并通過(guò)區(qū)分優(yōu)先級(jí)以在最有價(jià)值的機(jī)會(huì)點(diǎn)上切實(shí)落地改進(jìn)的行動(dòng)。這個(gè)層次才是我們理想的情況，是我們追求的目標(biāo)。

二、可參考的回顧會(huì)議流程

我們操作的回顧會(huì)議基本流程是參考了《Agile Retrospectives》這本書(shū)中所劃分的會(huì)議5個(gè)階段：

1.準(zhǔn)備;

2.收集數(shù)據(jù);

3.產(chǎn)生見(jiàn)解;

4.確定改進(jìn)項(xiàng);

5.結(jié)束會(huì)議。

那我就按這幾個(gè)階段來(lái)講講怎么做。

2.1 準(zhǔn)備

準(zhǔn)備階段其實(shí)是非常重要的，一些初次主持回顧會(huì)議的同學(xué)往往會(huì)忽視這個(gè)階段，一上來(lái)就讓大家寫(xiě)小卡片，這樣不僅效果不好，次數(shù)多了更給人枯燥重復(fù)、走形式的感覺(jué)。

準(zhǔn)備階段我往往會(huì)選擇做下面幾件事：

設(shè)定一個(gè)安全的環(huán)境

回顧會(huì)議不僅僅希望大家能參與進(jìn)來(lái)，更重要的是能敞開(kāi)心扉，大家沒(méi)有顧慮地把問(wèn)題暴露出來(lái)，找到改進(jìn)的辦法。但事實(shí)是肯定有人擔(dān)心回顧會(huì)議會(huì)成為一個(gè)批判會(huì)議，在認(rèn)為這個(gè)會(huì)議的目的是找到這個(gè)迭代中犯錯(cuò)的那個(gè)人，并把他拎出來(lái)痛批一頓，看以后還有誰(shuí)敢再犯。如果這樣大家肯定會(huì)有所保留，擔(dān)心說(shuō)錯(cuò)話(huà)，會(huì)議上就找不到真正的問(wèn)題。

一般我們會(huì)直接聲明這個(gè)會(huì)議的目的，絕對(duì)沒(méi)有想追究任何人的責(zé)任的意思。不僅如此，我們還需要在會(huì)議過(guò)程中避免討論任何個(gè)人責(zé)任的問(wèn)題。

了解與會(huì)人的心態(tài)

這是個(gè)很有意思的事情。會(huì)議本來(lái)就令人沮喪，更何狀是回顧會(huì)議這種看似是錦上添花的會(huì)議。與會(huì)者都是帶著什么心態(tài)來(lái)參加的呢?這里有一種非常有意思的收集與會(huì)者心態(tài)的小活動(dòng)，叫做“ESVP”：

Explorer (探索者);Shopper (推銷(xiāo)者);Vacationer (度假者);Prisoner (囚犯)。

這四個(gè)角色代表了四種與會(huì)的心態(tài)，可以通過(guò)與會(huì)者不記名的投票(匿名的在貼紙上寫(xiě)上代表自己真實(shí)心態(tài)的角色首字母)，統(tǒng)計(jì)完現(xiàn)場(chǎng)公開(kāi)結(jié)果，就能知道會(huì)議室里大家的實(shí)際心態(tài)情況。統(tǒng)計(jì)的結(jié)果不一定總讓人歡欣鼓舞，但這個(gè)小小的活動(dòng)往往能有效的喚起大家內(nèi)心的思考，幫忙確定會(huì)議的基調(diào)，很有價(jià)值。

激活大家的發(fā)言欲望

事實(shí)證明，一個(gè)會(huì)議上，如果一開(kāi)始大家就可以不需要發(fā)言，只是聽(tīng)，那么很大機(jī)會(huì)大家在整個(gè)會(huì)議上都將保持沉默，沒(méi)有什么想說(shuō)的，盡管會(huì)議中后期你希望更多人參與發(fā)言。辦法是一開(kāi)始就破冰。簡(jiǎn)單常用的方法是讓大家按座位順序輪流用一個(gè)詞形容他/她對(duì)這個(gè)迭代的感受。只讓用一個(gè)詞說(shuō)實(shí)話(huà)非常難，不過(guò)沒(méi)關(guān)系，這個(gè)時(shí)候大家就會(huì)開(kāi)始腦子飛快的轉(zhuǎn)起來(lái)了，到底哪個(gè)詞比較合適。這樣不僅把大家?guī)У搅嘶仡櫟乃悸防铮匾氖谴蠹乙婚_(kāi)始就有機(jī)會(huì)開(kāi)口表達(dá)自己的想法了。

把大家?guī)У竭@個(gè)迭代歷史的回憶中來(lái)

在開(kāi)始收集數(shù)據(jù)之前，讓大家先回憶這個(gè)迭代到底發(fā)生了什么，這個(gè)至關(guān)重要，不然暴露的問(wèn)題很可能變成天馬星空的抱怨。上面用一個(gè)詞描述這個(gè)迭代的感受是一個(gè)很好的方法，但除此之外還有心情曲線法也是很有意思的方式。方法很簡(jiǎn)單，就是讓大家畫(huà)一條基于時(shí)間軸(標(biāo)注團(tuán)隊(duì)的關(guān)鍵時(shí)刻或里程碑)的心情曲線。如圖是一個(gè)團(tuán)隊(duì)真實(shí)的曲線結(jié)果，每個(gè)人都不一樣，分享這個(gè)曲線的過(guò)程甚至能加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員的相互了解，加強(qiáng)信任感。

2.2 收集數(shù)據(jù)

收集數(shù)據(jù)一般包含收集做得好的部分，做得不好的部分，有時(shí)還會(huì)創(chuàng)新想法部分。這個(gè)環(huán)節(jié)是回顧會(huì)議最具代表性的，發(fā)貼紙，然后大家各自寫(xiě)，一個(gè)問(wèn)題一張貼紙……如下圖就是一個(gè)真實(shí)的例子：

上面這個(gè)方式用得非常廣泛，就不多講了。除此之外還有一些變形的方式：

通過(guò)視覺(jué)化的、隱喻性的方法做引導(dǎo)，比如帆船回顧法。

模擬論壇接力留言的方式，一個(gè)問(wèn)題一張A4紙，大家按順序傳遞加上自己的簡(jiǎn)介，通過(guò)書(shū)寫(xiě)來(lái)收集數(shù)據(jù)。

2.3 產(chǎn)生見(jiàn)解

收集到了數(shù)據(jù)只是第一步，如果順利，到此為止我們就能收集到大量的、反應(yīng)真實(shí)情況的好的和需要改進(jìn)的點(diǎn)。接下來(lái)我們需要整理了。

先分類(lèi)，因?yàn)榇蠹沂歉髯元?dú)立寫(xiě)的，所以肯定會(huì)有重復(fù)的，所以把同類(lèi)的放到一起我們才能讓滿(mǎn)墻的紙片不那么凌亂。分類(lèi)需要花一點(diǎn)時(shí)間，但這個(gè)過(guò)程也是剛好讓大家都了解其他人寫(xiě)了什么的好機(jī)會(huì)，所以我往往會(huì)邀請(qǐng)組員上來(lái)和我一起來(lái)做分類(lèi)，一個(gè)人做卡片宣讀，允許大家討論，一個(gè)人把相同意思的卡片貼到一起。

對(duì)做得好的部分，我們需要提出來(lái)鼓勵(lì)大家，希望我們能堅(jiān)持下來(lái)，甚至做得更好。這個(gè)部分在實(shí)際操作中往往比較忽視，大家更愿意快點(diǎn)調(diào)到待改進(jìn)部分。無(wú)論如何，如果發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)士氣低落，需要鼓勵(lì)的話(huà)，這時(shí)就是很好的機(jī)會(huì)，每個(gè)做得好的地方你都能有感而發(fā)。

對(duì)待改進(jìn)的部分，這個(gè)是本次會(huì)議的核心內(nèi)容，不過(guò)很不幸，往往團(tuán)隊(duì)總結(jié)出來(lái)的待改進(jìn)方面會(huì)比較多(>5個(gè)就算多吧)，可會(huì)議時(shí)間有限，對(duì)這個(gè)部分，我們首先要做的就是確定優(yōu)先級(jí)最高的核心問(wèn)題(不超過(guò)3個(gè))。確定的辦法最常用的就是投票，比如每人兩票。

2.4 確定改進(jìn)項(xiàng)

當(dāng)我們確定了待改進(jìn)的重點(diǎn)之后，我們就需要討論得出針對(duì)這些問(wèn)題的改進(jìn)方案。

不過(guò)別急，不要這么快就跳到了改進(jìn)方案上來(lái)，針對(duì)問(wèn)題我們要先分析問(wèn)題的根源，找到問(wèn)題最根本的原因，我們?cè)籴槍?duì)原因采取改進(jìn)行動(dòng)，這樣才能對(duì)問(wèn)題做到根本的解決。

魚(yú)骨圖或5W的方法尋找問(wèn)題根源

最常見(jiàn)的方法有魚(yú)骨圖法，如下圖，使用方法就不解釋了，大家自己google。

還有一個(gè)理論就是5個(gè)WHY，也是一個(gè)很好用的方法。

分組討論

討論尋找問(wèn)題根源的的過(guò)程往往非常費(fèi)時(shí)，這里常用的一個(gè)方式是把組員分組，每個(gè)小組專(zhuān)門(mén)討論一個(gè)問(wèn)題，我們可以限時(shí)讓他們討論出問(wèn)題的根源和推薦出改進(jìn)計(jì)劃，這樣我們一個(gè)能節(jié)省時(shí)間，更有價(jià)值的是可以調(diào)動(dòng)每一個(gè)成員的積極參與度。

SMART的改進(jìn)計(jì)劃

一個(gè)老調(diào)重彈的就是所有的改進(jìn)計(jì)劃都必須是SMART的，SMART原則也不介紹了。這點(diǎn)說(shuō)得容易，但做起來(lái)往往困難很大，大家非常容易產(chǎn)出一些類(lèi)似建議一樣的東西，完全沒(méi)辦法執(zhí)行。這里給大家一個(gè)小竅門(mén)，在每產(chǎn)出一個(gè)action的時(shí)候就問(wèn)一下大家“這個(gè)action可以執(zhí)行嗎?能判斷是否完成嗎?”，這樣往往就能幫忙準(zhǔn)確判斷是否SMART。

避免產(chǎn)出過(guò)多改進(jìn)計(jì)劃

當(dāng)然還有一個(gè)陷阱就是改進(jìn)計(jì)劃過(guò)多，到時(shí)候團(tuán)隊(duì)根本沒(méi)有時(shí)間完成這么多的改進(jìn)計(jì)劃，這個(gè)也需要排優(yōu)先級(jí);還有超出團(tuán)隊(duì)能力范圍的改進(jìn)要避免，不然也沒(méi)法落實(shí)。

2.5 結(jié)束會(huì)議

結(jié)束會(huì)議如果有必要的話(huà)我們可以簡(jiǎn)單對(duì)本次會(huì)議的組織做個(gè)總結(jié)建議，可以幫助我們提高下次回顧會(huì)議的組織能力。

但我最喜歡的結(jié)束會(huì)議的方式是讓大家每個(gè)人通過(guò)一張紙片的形式感謝團(tuán)隊(duì)里的一個(gè)人，并附上理由。我覺(jué)得這是一個(gè)很好的激勵(lì)團(tuán)隊(duì)更多合作和相互幫助的好辦法。寫(xiě)好紙片之后，我會(huì)請(qǐng)大家當(dāng)眾宣讀一下卡片內(nèi)容，并親手交給自己感謝的人，紙片格式如下：

三、提供幾個(gè)需要注意的地方

1.一般情況不建議團(tuán)隊(duì)的經(jīng)理參加回顧會(huì)議。這有悖于準(zhǔn)備環(huán)節(jié)中提到的設(shè)立一個(gè)安全的環(huán)境，大家會(huì)擔(dān)心在會(huì)議上暴露團(tuán)隊(duì)問(wèn)題會(huì)對(duì)他們績(jī)效產(chǎn)生不好的影響。但也有一種情況我們需要經(jīng)理在場(chǎng)，那就是團(tuán)隊(duì)已經(jīng)積累了很多非常嚴(yán)重的問(wèn)題，但是經(jīng)理可能都不大了解情況，大家都期盼的經(jīng)理在場(chǎng)能聽(tīng)到并推動(dòng)解決這些問(wèn)題。

2.會(huì)議產(chǎn)生的改進(jìn)計(jì)劃怎么有效地跟蹤?一般我們建議把這些action之間放到團(tuán)隊(duì)下個(gè)迭代的工作列表中，和普通開(kāi)發(fā)工作一樣對(duì)待跟蹤，只有這樣才能有效地使得改進(jìn)落地。

3.前后回顧會(huì)議產(chǎn)出相同或類(lèi)似的改進(jìn)計(jì)劃。這說(shuō)明老問(wèn)題一直沒(méi)有解決，有的時(shí)候會(huì)發(fā)現(xiàn)每次改進(jìn)計(jì)劃都完成了，但是老問(wèn)題仍然還在。一般如果想改進(jìn)能力或是外部依賴(lài)的問(wèn)題往往會(huì)導(dǎo)致這樣的情況，這些不像團(tuán)隊(duì)自己的流程那樣能立竿見(jiàn)影，面對(duì)這樣的問(wèn)題，團(tuán)隊(duì)最好能計(jì)劃一些長(zhǎng)期的(周期跨迭代的)改進(jìn)計(jì)劃，下次回顧會(huì)議可以監(jiān)控進(jìn)展，而不是提重復(fù)的問(wèn)題。

4.如果需要，別忘了在回顧會(huì)議前面簡(jiǎn)單過(guò)一下上次回顧會(huì)議產(chǎn)出的改進(jìn)計(jì)劃完成情況。

未來(lái)越是不確定，越需要你的參與

年底裁員潮來(lái)勢(shì)洶洶，很多行業(yè)都遭遇了拐點(diǎn)，這個(gè)時(shí)候，往往是你切入的絕佳機(jī)會(huì)。

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